Certificeren

Wanneer we de beoordeling van inschrijvingen hebben afgerond kunnen we overgaan tot het certificeren. Het proces van certificeren wordt gebruikt voor het aanmaken van registraties en documenten als afronding van de training.

Dit hoeven niet per definitie certificaten te zijn, het certificeringsproces wordt ook gebruikt voor het aanmaken van andere eind-documenten zoals een bewijs van deelname of een diploma. De werkwijze voor deze verschillende documenten is echter telkens dezelfde.

Opmerking

Wanneer er voor de betreffende cursus een workflow is geactiveerd voor het verwerken van de certificeringen kunnen onderstaande stappen worden overgeslagen. De applicatie zorgt dan automatisch voor het verwerken van de certificeringen. (Zie Workflows voor meer details)

Voor het certificeren gaan we als volgt te werkt:

1. Klik in het menu “Cursus” op de optie “Cursussen” en selecteer de gewenste cursus.

   /// AFBEELDING ///

2. In het blok “Voortgang” klikken we op de knop “Certificeren”.

   Er wordt nu een wizard geopend waarin we de certificering kunnen verwerken.

   Opmerking

   De voortgangsbalk naast de knop “Certificeren” laat ons zien hoeveel inschrijvingen er al verwerkt zijn.

   /// AFBEELDING ///

3. Overzicht van de te verwerken inschrijvingen.

   Het eerste scherm van de wizard toont ons een overzicht van de inschrijvingen van de betreffende cursus met daarbij de actuele status van de beoordelingen (Behaal, Niet behaald of Niet beoordeeld).

   Wij kunnen hier ook direct zien voor welke inschrijvingen er al een certificaat is aangemaakt (de kolom “Certificaat”).

   /// AFBEELDING ///

   Opmerking

   Inschrijvingen die nog de status “Niet beoordeeld” hebben kunnen nog niet verwerkt worden, voor deze inschrijvingen moet eerst het beoordelingsproces uitgevoerd worden (zie Beoordelen voor meer details).

   Door op “Volgende” te klikken gaan we naar de volgende stap waarin we de certificaten kunnen aanmaken.

4. Aanmaken certificaten.

   We selecteren de deelnemers waarvoor we een certificaat wil aanmaken.
   De kolom “Certificaat” toont welk certificaat er aangemaakt zal worden.

   /// AFBEELDING ///

   Door op “Aanmaken” te klikken zal de applicatie de certificaten aanmaken voor de geselecteerde deelnemers.

   Opmerking

   Wanneer er geen deelnemers worden getoond in deze stap kan dit komen door één van de volgende redenen:

   • Het beoordelingsproces is nog niet uitgevoerd (zie Beoordelen voor meer details).
   • Alle inschrijvingen met status “Behaald” hebben al een certificaat ontvangen.
   • Er is geen certificaat-sjabloon gekoppeld aan de cursus. (Zie Certificaat-sjablonen voor meer details).

   Pro

   Meerdere documenten

   Wanneer we gebruik maken van de pro-versie van de applicatie kunnen we de module “Documenten” activeren voor certificaten. Wanneer deze module is geactiveerd wordt de stap voor het aanmaken van de certificaat-registraties en de daarbij behorende documenten uit elkaar getrokken. Er komt dan een extra stap “Aanmaken documenten” bij in de wizard.

   // AFBEELDING

   In deze extra stap kunnen we per deelnemer aangeven welk van de beschikbare documenten we willen aanmaken. We hoeven dus niet voor iedere deelnemer alle documenten aan te maken.

   Per deelnemer wordt er getoond welke documenten er voor de behaalde certificaten nog beschikbaar zijn om aan te maken. Mocht hier voor een specifieke deelnemer een document niet meer tussen staan, dan is dit document al eerder aangemaakt voor deze deelnemer.

   Condities

   Wanneer we gebruik maken van de pro-versie van de applicatie kunnen we de module “Condities” activeren voor certificaten. Wanneer deze module is geactiveerd worden alle certificaten getoond waar de betreffende deelnemer volgens de condities recht op heeft.
   We kunnen dan vervolgens aangeven welke certificaten we willen aanmaken.

   (Zie Certificaat-condities voor meer details).

   Na het aanmaken van de certificaten worden we vanzelf doorverwezen naar de volgende stap.

5. Delen

   Deze laatste stap is optioneel.
   Hier kunnen we de aangemaakte certificaten downloaden of met behulp van de optie “Verzenden” versturen naar de deelnemers en/of contactpersonen.

   /// AFBEELDING ///

   Om de certificaten te downloaden klikken we op de link in de kolom “Document” van de betreffende certificaten.

   Om de certificaten te mailen selecteren we de deelnemers waarvan we de certificaten willen versturen.
   Vervolgens selecteren we bij “Aan” of we de mail willen versturen naar de deelnemer, de contactpersoon of beide (contactpersoon in CC). Daarna kiezen we het e-mail-sjabloon dat we willen gebruiken voor deze e-mail. en klikken op “Verzenden”.

   Opmerking

   De e-mail-sjablonen die we kunnen kiezen bij de optie “Verzenden” zijn sjablonen van het soort “Aan persoon over certificaat”.
   Is de keuzelijst leeg, dan betekend dit dus dat er nog geen e-mail-sjablonen zijn van deze soort. (Zie E-mail-sjablonen voor meer details).

Wanneer we klaar zijn met het certificeren kunnen we de wizard sluiten.